Les employés distants de HubSpot donnent 8 astuces pour travailler à domicile

À INBOUND cette année, le CTO de HubSpot et le co-fondateur, Dharmesh Shah, ont annoncé que notre société comptait désormais plus de 200 employés distants dans le monde entier

Le travail à distance est devenu si précieux pour employés possibles que le deuxième. Le mot le plus recherché sur la page Carrière HubSpot est "distant".

Il est clair que les gens adorent travailler à domicile ou en dehors du bureau. Et cela a du sens. Avez-vous déjà eu envie de travailler pour une entreprise lointaine dans laquelle vous ne pouviez pas vous déplacer? Ou avez-vous déjà eu envie de vous séparer de votre emploi du temps pour passer plus de temps avec votre famille? Ce ne sont là que quelques-unes des excellentes raisons pour lesquelles les personnes souhaitent travailler à distance.

Si vous êtes un employeur préoccupé par la possibilité d'offrir un travail à distance en option aux employés qui pourraient affecter la productivité, plusieurs études ont conclu que le travail à distance serait incroyablement efficace pour augmenter la productivité.

Un sondage de 2016 a révélé que 91% des participants ont indiqué qu’ils travaillaient davantage quand ils travaillaient de chez eux. De nombreux participants à cette étude ont également déclaré se sentir plus heureux au travail lorsqu'ils travaillaient à distance au lieu d'être au bureau.

Plus tard, en 2019, une étude de deux ans de l'Université de Stanford a révélé que les employés distants peuvent augmenter la productivité d'une entreprise. [19659003] À mesure que la main-d'œuvre éloignée a augmenté, HubSpot a adopté le style de travail. En fait, notre équipe de marketing a récemment organisé une réunion trimestrielle à distance. Au lieu de réserver une grande salle de conférence, tous les employés marketing de HubSpot, même ceux qui travaillaient au bureau, se connectaient simplement à l'appel vidéo à partir d'emplacements distants. À la fin de la réunion virtuelle, un petit groupe de fournisseurs HubSpot distants ont fait part de leur expérience de travail en dehors du bureau.

Bien que tout ceci semble être une façon de travailler très prometteuse, vous pensez peut-être encore: "Le travail à distance est une excellente solution, mais est-il possible pour les gestionnaires ou les dirigeants?" [19659003] Dans HubSpot, la réponse est oui. En fait, notre équipe de blogues ne compte que six membres totalement distants, y compris deux responsables venant de tous les États-Unis.

Ça a l'air génial, non?

Si et quand vous effectuez la transition vers votre premier emploi semi-totalement ou totalement éloigné, vous serez peut-être enthousiasmé par l'emplacement utile de votre rôle en dehors du bureau. Mais vous pouvez également avoir des préoccupations telles que "Comment vais-je obtenir de la visibilité dans mon entreprise?" ou "Est-ce que je vais manquer des réunions importantes ou être hors du circuit?"

Pour répondre à certaines de vos questions brûlantes concernant le travail à domicile, j'ai parlé à une poignée d'employés distants de HubSpot de différents départements pour obtenir leurs huit conseils les plus précieux.

1. Déterminez si le travail à distance vous convient.

Pour certaines personnes, le travail à distance à temps plein est idéal et plus productif. Cependant, certaines personnes préfèrent organiser des réunions en personne au bureau pendant la semaine avec seulement un ou deux jours complets de réunion. Enfin, d’autres pourraient avoir l’impression d’obtenir le meilleur emploi possible dans un bureau.

Nous sommes tous différents. Par conséquent, si vous pensez que vous souhaitez travailler à distance, essayer les trois styles de travail mentionnés ci-dessus peut être un moyen utile de décider du lieu où vous aimeriez que votre rôle soit joué quotidiennement.

Lors de la réunion de marketing interne trimestrielle chez HubSpot, que j'ai mentionnée plus tôt, ceux qui ont pris la parole devant le panel à distance ont suggéré aux employés d'évaluer certains horaires de travail à domicile s'ils estimaient que ce style de travail leur convenait. Ces panélistes ont également suggéré qu'il pourrait être utile de commencer par une journée distante par semaine, puis de l'étendre à deux ou trois jours à mesure que vous vous habituerez au nouvel environnement.

2. Planifiez des réunions et des heures de travail en groupe.

Lorsque vous êtes absent, il est facile de se laisser distraire par la famille, les amis, les courses ou d'autres aspects de votre vie quotidienne. Travailler chez soi peut être source de distraction lorsqu'on pense aux tâches ou aux tâches que vous devriez faire en relation avec votre maison. Pendant ce temps, vous préparer à plusieurs appels d’offres dispersés peut vous empêcher de mener à bien de grands projets qui nécessitent une attention directe.

Pour éviter les distractions de la vie ou d'autres tâches, définissez un horaire solide au début de votre position.

Selon Rebecca White, rédactrice junior pour le blog HubSpot en Californie, il peut être extrêmement important de planifier et de suivre un horaire précis si vous passez à un poste éloigné pour la première fois.

"Établissez un horaire et une routine aussi rapidement que possible. Cela signifie de fixer des limites à ce que vous faites pendant la journée", explique White.

White explique que l'établissement de limites de programmation peut impliquer la désignation d'horaires hors ligne lorsque vous ne travaillez pas. Étant donné que vous pouvez travailler à l'intérieur ou à l'extérieur des heures normales de votre bureau, vous pouvez également définir des plages horaires pour que vous puissiez être en ligne lorsque votre équipe est au bureau.

Pendant les heures de travail, White avertit qu'un horaire avec des limites vagues peut vous amener à finir de travailler à des heures indues.

"Il est facile de tomber dans le piège de faire des choses pendant la journée, mais vous sentez toujours que vous avez perdu votre temps et que vous devez maintenant travailler plus tard dans la nuit", explique White. "Fixez-vous des limites et fixez-vous un emploi du temps. Cela aidera à éviter régulièrement ces pièges. "

Scott Tousley, chef d'équipe senior dans l'équipe d'acquisition d'utilisateurs basé en Californie, a repris à son compte ce sentiment, affirmant qu'il organisait également toute sa journée de travail, ainsi que des pauses, par blocs importants.

Tousley dit son premier travail commence à 7 heures du matin. jusqu'à midi. Ensuite, prenez une pause de midi à 14 heures. suivi de son dernier bloc de travail de 14 à 19 heures.

De nombreux autres employés distants à qui nous avons parlé sont également encouragés à planifier plusieurs réunions le même jour ou par blocs de temps dédiés.

Par exemple, vous pourriez envisager de consacrer les premiers jours de la semaine à de plus petites réunions et tâches. Ensuite, utilisez des journées sans réunions pour vous concentrer sur des projets plus importants.

«Si vous le pouvez, regroupez toutes vos réunions dans deux ou trois jours. Laissez quelques jours libres pour faire ce travail direct et maximum », déclare Allie Decker, rédacteur de contenu basé à Chicago.

Planifier des réunions ensemble ne vous empêchera pas seulement de devoir arrêter de travailler sur un projet volumineux. Un appel de 30 minutes vous permettra également d’optimiser votre temps de préparation aux réunions.

Decker ajoute: "Vous pouvez également utiliser ces [meetingless] jours pour quitter la maison, changer d’espace de travail et ne pas avoir s'inquiéter de prendre des vidéos ou des appels téléphoniques dans des lieux publics bruyants. "

Planifier un jour de travail sans être au bureau peut être compliqué. Même si vous pouvez planifier vos propres réunions certains jours, vos collègues distants ou le bureau situé dans un autre fuseau horaire peuvent devoir se réunir à un moment qui ne vous convient pas toujours. Bien que vous deviez faire des exceptions pour les réunions importantes, vous souhaitez tout mettre en œuvre pour respecter un programme hebdomadaire régulier et communiquer vos heures de travail à votre équipe.

Si votre bureau dispose d'un système de calendrier permettant à vos collègues de voir votre emploi du temps et de réserver du temps avec vous, vérifiez auprès de votre responsable pour savoir s'il est correct de programmer un bloc de temps indiquant quelque chose comme "Ne pas réserver", "Heure écrire "ou" écrivez-moi pour réserver des réunions pendant ce temps. " Avec des notes expliquant pourquoi il n'est pas disponible pour les réunions de votre calendrier, vos collègues verront que cette période est consacrée à des tâches et des projets plus importants.

3. Communiquer excessivement avec tout le monde.

Lorsque vous êtes absent, vos collègues situés dans un autre fuseau horaire peuvent vous inviter sans connaître d'appels vidéo à une heure tardive, ce qui ne fonctionne pas pour vous. Ou, même si vous vous trouvez dans le même fuseau horaire, il peut y avoir des erreurs de communication cohérentes, car vous avez envoyé un courrier électronique au lieu d'avoir une conversation face à face sur ce que vous souhaitiez obtenir à partir d'un projet d'équipe.

Pour éviter les confusions entre vous et votre équipe au bureau, privilégiez les communications excessives. Assurez-vous de vérifier régulièrement avec vos collègues lors d'appels téléphoniques, de discussions vidéo ou via le système de messagerie directe de votre bureau.

"Tout à l'excès de communication", déclare Christina Perricone, responsable de l'équipe de blogs à Atlanta.

"Etant donné que les gens ne peuvent pas s'arrêter à leur bureau pour dissiper les malentendus, il est important de tout expliquer dans les moindres détails et de partager plus d'informations qu'ils ne le jugent nécessaire", ajoute Perricone.

Bien que vous deviez être courtois et professionnel, soyez transparent et ferme sur votre emploi du temps, votre liste de tâches actuelle, votre bande passante et vos attentes vis-à-vis des autres membres de l'équipe afin que vos collègues et vos responsables sachent ce que vous faites et ce que vous faites. Tu as besoin d'eux.

4. Planifiez des conversations de café virtuelles avec des collègues.

Lorsque vous travaillez en dehors du bureau, il peut être difficile d'obtenir cette visibilité précieuse qui pourrait faire avancer votre carrière. Parce que votre équipe se joindra à vous lors de discussions informelles au bureau, de sorties, de déjeuners, de cafés ou d’événements auxquels vous ne pourrez pas assister, il est important de trouver des moyens créatifs de rencontrer vos collègues et d’améliorer les relations clés avec les chefs d’équipe.

"En tant qu'employé distant, il est facile d'être perdu de vue et d'esprit", explique Henry Franco, responsable des réseaux sociaux dans l'Illinois. "Organiser des réunions individuelles avec chaque membre de votre équipe sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle est un excellent moyen de rester en contact."

Ad Perricone ads, "Profitez de l'occasion pour communiquer avec vos collègues: utilisez des réunions d'équipe, des réunions individuelles. ou des appels vidéo impromptus pour résoudre des problèmes ".

" Vous voulez saisir toutes les occasions qui s'offrent à vous pour compenser le manque d'interactions au bureau qui génèrent généralement une bonne relation ", explique Perricone.

Dans l'équipe du blog, une excellente stratégie Le café virtuel est l’un de ceux que nous utilisons pour rejoindre nos collègues. Pendant ces discussions de café virtuelles, vous prenez simplement rendez-vous avec vos collègues distants ou au bureau tout en prenant un café ou un déjeuner, sans un agenda bien établi.

Il n'est pas nécessaire d'utiliser le temps de café virtuel pour parler de travail. Il utiliserait ce temps pour en apprendre davantage sur ses collègues ou ses gestionnaires. L'établissement de ces relations peut vous aider à créer des relations plus significatives avec des collègues plus éloignés. Ces discussions vous aideront également à en savoir plus sur le fonctionnement de votre équipe au bureau.

5. Créez un espace de travail efficace.

Travailler dans votre lit ou dans la cuisine peut vous donner envie de dormir, de cuisiner ou de faire le ménage quand vous êtes à la pendule. Pendant ce temps, un espace bruyant dans votre maison peut l’ouvrir aux distractions. Si vous voulez prendre votre travail à la maison au sérieux, l’idéal est d’avoir un bureau efficace ou un espace de travail tranquille doté d’une surface de travail désignée, d’un excellent éclairage, d’Internet et de points de distraction limités.

"Essayez de désigner un espace de votre maison exclusivement pour le travail", explique Perricone. "Prendre des appels depuis votre lit ou écrire des notes devant votre téléviseur ne sera probablement pas très efficace. Vous avez besoin d'un espace qui vous permette de vous concentrer et d'être productif. Ainsi, vous pourrez séparer votre travail et votre vie personnelle autant que possible."

Comme le mentionne Perricone, lorsque vous travaillez chez vous, la frontière entre la vie professionnelle et votre vie personnelle peut devenir floue. Pour éviter de créer du stress au travail dans votre vie personnelle, faites votre travail dans un endroit isolé de votre domicile afin de vous permettre de vous retirer du travail physiquement et mentalement lorsque vous ne travaillez pas.

"Évitez de travailler dans votre chambre ou votre salon car il y a plus de distractions et il est difficile de tracer une ligne de démarcation nette entre travail et détente", explique Franco. "Si vous utilisez un bureau, il est beaucoup plus facile de fermer la porte à la fin de la journée de travail et de passer à une autre mentalité."

6. Travaillez en dehors de chez vous.

Parfois, votre maison reste le lieu de travail le plus distrayant, même si vous avez créé un espace de travail solide.

En plus de la distraction, associer votre maison à votre travail peut ne pas être aussi bénéfique pour votre santé mentale. Par exemple, un sondage Buffer récent a révélé que 22% des employés distants rencontraient des difficultés pour se déconnecter à la fin de la journée de travail.

La difficulté de vous déconnecter du travail peut signifier que vous manquez des événements de votre vie personnelle ou que vous vous sentez stressé (e) par votre travail ou une échéance même lorsque la journée de travail est terminée.

Comme le mentionne Franco dans le cinquième conseil, un bureau à domicile lui offre la possibilité de quitter son travail à la fin de la journée. Toutefois, si vous n’avez pas de bureau à domicile, il peut être difficile d’éviter de regarder votre ordinateur ou de répondre à des courriels la nuit alors que cela devrait être écrit dans votre vie personnelle.

Si vous avez essayé plusieurs espaces de travail à la maison et constatez que votre maison ou votre appartement n'est pas un endroit idéal pour effectuer des tâches, envisagez de vous rendre dans un autre lieu, comme une cafétéria, une bibliothèque ou un espace de travail partagé.

"Je travaille principalement à la maison, mais j'ai parfois besoin de changer de décor pour augmenter la productivité ou de bavarder avec d'autres humains", déclare Decker.

Decker fait remarquer que la recherche des meilleurs espaces de travail peut être un processus, vous devrez donc faire un peu de preuve et d'erreur.

"Ne vous punissez pas si les premiers emplacements ne vous vont pas parfaitement. Avec le temps, vous trouverez vos favoris", dit Decker, ajoutant: "Des points en prime si vous travaillez régulièrement dans un café et que les baristas sont reconnus!" [19659026] 7. Préparer les appels vidéo.

En tant qu'employé distant, des conversations vidéo régulières feront probablement partie de votre rôle. Par conséquent, assurez-vous que votre espace de travail est bien éclairé et offre une expérience professionnelle qui ne distrait pas.

Même s'il peut être tentant de garder votre caméra éteinte et d'éviter de montrer votre environnement à votre ordinateur, Perricone affirme qu'il est important de participer à un appel vidéo avec la caméra pour la communication interpersonnelle et la visibilité de votre bureau.

"Activez la vidéo pendant vos appels", conseille Perricone. "Quatre-vingt-treize pour cent des communications ne sont pas verbales. Etre à distance vous désavantage lorsqu'il s'agit de lire les expressions du visage et le langage corporel lors de réunions. Les appels vidéo atténuent la déconnexion qui peut résulter du fait que vous n'êtes pas en personne." [19659027] 8. N'oubliez pas de prendre des pauses.

Dans un travail normal de neuf à cinq personnes dans un bureau, vous prenez généralement une ou deux pauses pendant la journée, ainsi que le déjeuner. Mais lorsque vous êtes à la maison et que vous vous concentrez sur un projet de qualité, le temps peut s'échapper et vous pouvez oublier de prendre un répit bien nécessaire. C'est pourquoi vous voudrez peut-être planifier des pauses dans votre calendrier.

"Etant donné que les signaux sociaux pour sortir déjeuner ou terminer la journée de travail inhérente à la configuration du bureau sont perdus, vous devez les créer", dit-il. Perricona "Fixez vos rendez-vous au calendrier pour un déjeuner, une promenade ou un exercice. Sinon, vous risquez de vous retrouver assis devant votre ordinateur plus de 10 heures par jour."

Lorsque vous prenez des pauses, il peut être utile de faire quelque chose de relaxant mais productif, comme sortir déjeuner ou faire une agréable promenade à l'extérieur.

Tyler Littwin, directeur artistique de HubSpot, a fait écho aux réflexions de Perricone sur la planification des pauses et a encouragé les travailleurs distants à se ressourcer durant la journée de travail.

"Sans collègues pour le déjeuner ou le café, il est facile de rester au même endroit trop longtemps. À mon humble avis, marcher est un élément essentiel du maintien de la santé mentale et de l'amélioration de la productivité. Même de 15 à 20 ans minutes est suffisant, "dit Littwin.

Établir une routine saine à distance

Comme mes collègues distants l’observaient sans cesse, la clé du succès du travail à distance est d’établir une routine qui vous permet de mener à bien différentes tâches tout en vous permettant de garder le travail et la vie active. Séparer la maison, même lorsque vous devez littéralement ramener le travail à la maison.

Lorsque vous commencez à travailler à domicile ou que vous essayez un mode de vie partiellement éloigné, veillez à préciser vos horaires de travail et ceux relatifs à la vie de votre enfant et à fixer des limites vitales pour vous et votre équipe. Ces stratégies garderont vos journées de travail productives et pourraient aider votre carrière éloignée à prospérer avec succès.

Voulez-vous en savoir plus sur ce qu'il faut pour être un excellent employé distant? Nous avons récemment publié une publication de recherche qui révèle cinq autres conseils fondés sur la recherche pour réussir sa carrière dans les régions éloignées.